Evropska sredstva in kdo naj sodeluje pri pripravi prijavne dokumentacije

Kdo naj sodeluje in kakšna znanja potrebujemo pri pripravi prijavno-projektne dokumentacije za pozive evropskih centraliziranih programov

Izdelava prijavne dokumentacije za evropski centralizirani program (npr. Horizon 2020/Horizon Europe oz. Obzorje 2020/Obzorje Evropa) je zahtevna, konkurenca pa izredno velika. Da bi zagotovili kakovostno prijavno dokumentacijo si moramo vzeti dovolj časa za iskanje in dogovore s konzorcialnimi partnerji ter pripravo prijavne dokumentacije. Ni naključje, da so pozivi k projektnim predlogom programa Obzorje uradno objavljeni tri mesece ali več pred rokom prijave ter da je plan pozivov predhodno znan celo eno leto ali več vnaprej. Posamezni nosilci, ki se potegujejo za večje projekte namreč pričnejo s pripravo prijavno-projektne dokumentacije in sestavo konzorcija še celo veliko prej pred uradno objavljenim pozivom. Hkrati pa je zelo priporočljivo, da imenujete interdisciplinarno delovno skupino, ki bo sodelovala pri pripravi ter zagotovila formalne, finančne, strokovne, znanstvene in druge podlage za kakovostno prijavno dokumentacijo. Tudi v primeru, da za pripravo prijavne dokumentacije zadolžite zunanjega izvajalca, je potrebno tesno medsebojno sodelovanje med vami in zunanjim izvajalcem, med posamezniki znotraj vašega podjetja in sodelavci zunanjega izvajalca. Delitev vlog z zadolžitvami posameznikov v delovni skupini pa se določi v času imenovanja delovne skupine. K delovni skupini se povabijo tudi sodelavci konzorcialnih partnerjev, za katere pa priporočam, da se izberejo ter priključijo k delovni skupini v fazi, ko so izhodišča projekta že definirana in ko vi kot nosilec že točno veste, kakšne partnerje potrebujete, v katerih državah, s kakšno vlogo in v kakšnem obsegu. Ne glede na to, da konzorcialne partnerje povabite k sodelovanju pri pripravi v kasnejši fazi je potreben korekten odnos do vseh konzorcialnih partnerjev, med drugim pravočasno povabilo k sodelovanju (vsaj en mesec pred rokom prijave, za ključne partnerje pa še prej), zato da imajo dovolj časa, da se spoznajo s projektnim predlogom in predlagano vlogo, da lahko še vedno vplivajo na posamezne elemente projektne dokumentacije, da se uskladite v vseh pomembnih elementih sodelovanja ter da lahko kakovostno pripravijo vse informacije in dokumente, ki se priložijo k prijavni dokumentaciji s strani posameznih konzorcialnih partnerjev. Nenazadnje, saj bi vi kot nosilec morali imeti interes, da se rezultati razvoja in raziskav iz razvojno-raziskovalnega projekta prenesejo tudi na trg, to pomeni po uradnem zaključku projekta iz naslova razvojno-raziskovalnega programa. To bo v veliki meri odvisno od nadaljnjega sodelovanja konzorcialnih partnerjev tudi po zaključku projekta bodisi pri nadaljnjem razvoju v novih projektih in/ali pri trženju in prenosu razvojno-raziskovalnega dela na trg iz naslova prvotnega skupnega projekta. Dobra, načrtna in strateška izbira konzorcialnih partnerjev, držav, iz katerih prihajajo ter njihovih vlog kot tudi korekten odnos do partnerjev v času priprave in izvedbe projekta je torej dobra investicija, ki se bo obrestovala lahko na različne načine tudi po zaključku prvotnega projekta.

Nabor sodelavcev oz. znanj, ki so potrebna v manjšem ali večjem obsegu pri pripravi prijavno-projektne dokumentacije

  • vodstvo prijaviteljavodstvo nosilca projekta oz. organizacije za definiranje oz. usklajevanje s strateškimi usmeritvami organizacije ter za formalizacijo odnosov med partnerji;
  • projektni vodja in/ali vodja skupine za pripravo prijavne dokumentacije, koordinacijo članov delovne skupine in povezovanje posameznih elementov prijave v celoto v skladu z zahtevami posameznega evropskega programa in/ali drugega finančnega vira;
  • specialisti iz strokovnega področja projekta – znanstveno-raziskovalni, vsebinski, tehnično-tehnološki in poslovno-komercialni vidiki;
  • pravni svetovalec(ci) za formalni del prijavne dokumentacije (mednarodna konzorcialna pogodba, morebitna pisma o nameri, problematika intelektualne lastnine kot npr. patenti, licence in s tem povezane licenčne pogodbe, blagovne znamke, ostale avtorske pravice, komercialne pogodbe oz. pogodbe o poslovnem sodelovanju ali pisma o nameri s konzorcialnimi partnerji tudi po zaključku uradnega projekta – te odnose je namreč priporočljivo definirati in opredeliti že v času pred uradno prijavo projekta);
  • finančni svetovalec(ci) in/ali računovodstvo za finančni del prijavne dokumentacije;
  • marketinški svetovalec(ci) za tržne raziskave, iz katerih je razvidna komercialna upravičenost projekta, za opredelitev marketinške strategije z definiranjem poslovnega modela, ciljnih skupin, prodajnih kanalov ipd.;
  • strokovnjak(i) za odnose z javnostjo za pripravo komunikacijske strategije;
  • strokovnjak(i) za kakovost – skoraj obvezno pri večjih projektih za potrebe opredelitve kazalcev merjenja uspešnosti ter zagotavljanje kakovosti izvajanja projekta kot tudi rezultatov projekta;
  • strokovnjak(i) za standarde so potrebni predvsem pri tehnično-tehnološko naravnanih projektih, kjer se pričakuje razvoj rešitev v skladu z uveljavljenimi mednarodnimi standardi ali doprinos k razvoju oz. izboljšanju obstoječih standardov ali pa celo predlog novih standardov;
  • nevtralni bralci, ki so najboljši kritiki projektne dokumentacije pred njeno končno finalizacijo;
  • prevajalec in/ali lektor;
  • grafični oblikovalec za izdelavo logotipa projekta, izdelavo grafičnih in slikovnih prikazov ipd.;
  • IT strokovnjak za podporo procesu skupinskega sodelovanja, izdelavo spletne strani, če je to relevantno že v fazi priprave prijavne dokumentacije, ipd.;
  • administrativna podpora.

Odvisno od posameznega programa in/ali finančnega vira (lahko tudi izven okvira evropskih programov) je v posamezni fazi priprave lahko potrebna tudi relacija do banke (potrjeni podatki o bančnem računu, morebitna bančna garancija, ipd.), zavarovalnice (garancija), revizorske hiše, inštitucije, ki pripravlja bonitetna poročila, podpornikov projekta (npr. morebitni bodoči uporabniki razvitih rešitev, podporne – vladne – regionalne institucije, sektorska združenja ipd.).

Porazdelitev vlog

Iz vsega navedenega je razvidno, da ima že pripravljalna faza projekta zelo zapleteno strukturo sodelujočih, ki morajo v procesu priprave sodelovati. Zato ni odveč priporočilo, da nosilec oz. prijavitelj v primeru večjega projekta organizira projektno pisarno (v kolikor jo še nima) z ustrezno usposobljenimi kadri za vodenje projektov ter z ustreznimi orodji za skupinsko in projektno delo, orodji za vizualizacijo ipd. Seveda lahko to funkcijo prevzame zunanji izvajalec, in sicer tako v pripravljalni kot izvedbeni fazi, vendar bo nosilec kljub vsemu moral prevzeti vsaj delno aktivno vlogo pri vodenju projekta v izvajanju, saj bo sicer težko zagotavljal suverenost v relaciji do konzorcialnih partnerjev kot tudi do bodočih uporabnikov rezultatov projekta.

Poleg navedenih zgornjih kombinacij porazdelitve vlog so možne seveda tudi vse ostale kombinacije. Število sodelujočih in nabor znanj pa se spreminja glede na zahteve finančnega vira ter glede na velikost, zahtevnost in cilje projekta.

Videti je, da glavno vlogo pri pripravi prijavno-projektne dokumentacije vendarle nosi nosilec oz. prijavitelj. Zakaj torej najeti zunanjega izvajalca? V primeru, da znate posredovati prava navodila in zahteve vsem vpletenim ter da znate oceniti kakovost izdelanih vsebin s strani vseh sodelujočih glede na zahteve finančnega vira, ne potrebujete zunanjega izvajalca. V primeru, da temu ni tako, potrebujete zunanjega izvajalca, vendar ne za to, da nanj preložite celotno nalogo in odgovornost, ampak za to, da lahko usmerja z natančnimi navodili vse sodelujoče, koordinira in morda vodi interdisciplinarno delovno skupino, da poveže vsa potrebna interdisciplinarna področja v celoto ter da zna oceniti, kdaj je projektna dokumentacija v skladu s pogoji finančnega vira ter dovolj kakovostna ali celo vrhunska glede na izkušnje iz preteklih projektov ali kar je še boljše, glede na izkušnje iz ocenjevanja mednarodno primerljivih projektov. Tesno medsebojno sodelovanje med zunanjim izvajalcem in nosilcem ter v malo kasnejši fazi postopka priprave tudi z ostalimi konzorcialnimi partnerji je prav tako pomembno za kakovostno prijavno-projektno dokumentacijo.

Enotne formule za uspeh seveda ni, veliko je odvisno od posameznega programa financiranja, posamezne projektne ideje in strategije nosilca projekta, od sposobnosti in zmožnosti posameznega nosilca, od prvotno kakovostno definirane projektne ideje, ki jo je nosilec definiral pred pričetkom začetka priprave prijavne dokumentacije, od zahtevnosti in kompleksnosti projektne ideje ter od drugih dejavnikov.

Opisan pristop potencialnih vlog vpletenih v pripravo prijavno-projektne dokumentacije je prenosljiv tudi na druge razvojne projekte, za katere morda iščete finančna sredstva tudi pri drugih finančnih virih.

We are still renovating this website and not all features may be fully functional yet. It will be fully operational soon.

X
ajax-loader
Scroll Up