Kdo naj sodeluje in kakšna znanja potrebujemo v postopku priprave projektne dokumentacije za pridobitev evropskih in drugih javnih in/ali zasebnih sredstev?

Izdelava prijavne dokumentacije, še posebno za centralizirane evropske programe ali tudi privatne investitorje je zahtevna, konkurenca pa izredno velika. Da bi zagotovili kakovostno prijavno dokumentacijo si moramo vzeti dovolj časa za iskanje morebitnih konzorcialnih partnerjev in dogovore z njimi ter pripravo prijavne dokumentacije.

Ni naključje, da so pozivi k projektnim predlogom centraliziranih evropskih programov uradno objavljeni več mesecev pred rokom prijave ter da je plan pozivov predhodno znan celo eno leto ali več vnaprej. Posamezni nosilci, ki se potegujejo za večje projekte namreč pričnejo s pripravo prijavno-projektne dokumentacije in sestavo konzorcija še celo veliko prej pred uradno objavljenim pozivom.

POTREBNA ZNANJA V PROCESU PRIPRAVE PRIJAVNE DOKUMENTACIJE

V nadaljevanju je predstavljen nabor sodelavcev oz. znanj, ki so potrebna v manjšem ali večjem obsegu pri pripravi prijavno-projektne dokumentacije:

  • vodstvo prijavitelja – vodstvo nosilca projekta oz. organizacije za definiranje oz. usklajevanje s strateškimi usmeritvami organizacije ter za formalizacijo odnosov med partnerji; v tej fazi je tudi priporočljiva vključitev zunanjega strateškega svetovalca in/ali svetovalca za razvoj novih poslovnih modelov, še posebej v primeru, če prijavitelj znotraj svoje organizacije tega znanja in vpogleda v globalne trende nima;
  • projektni vodja in/ali vodja skupine za pripravo prijavne dokumentacije, koordinacijo članov delovne skupine in povezovanje posameznih elementov prijave v celoto v skladu z zahtevami posameznega evropskega programa in/ali drugega finančnega vira;
  • specialisti iz strokovnega področja projekta, ki obravnavajo znanstveno-raziskovalne, vsebinske, tehnično-tehnološke in poslovno-komercialne vidike;
  • pravni in patentni svetovalec(ci), ki se vključujejo v pripravo pogodb (oz. vsaj osnutkov) ali pri definiranju razmerij v povezavi z
    • memorandumom o soglasju za obdobje pred uradnim začetkom projekta;
    • konzorcialno pogodbo in pogodbami z morebitnimi podizvajalci za obdobje trajanja projekta;
    • pismi o nameri;
    • intelektualno lastnino, kot so patenti, licence in z njimi povezane licenčne pogodbe, blagovne znamke itd.;
    • pogodbami o poslovnem sodelovanju ali pismi o nameri s konzorcijskimi partnerji in/ali drugimi možnimi strateškimi partnerji tudi za obdobje po uradnem zaključku projekta;
    • idr.

Na splošno je priporočljivo, da se vsa zgoraj navedena pravna področja opredelijo še pred uradno oddajo vloge za projekt vsaj v osnutkih ali pismih o nameri.

  • finančni svetovalec(ci) in/ali računovodstvo za finančni del prijavne dokumentacije, kar je še posebej pomembno v primeru iskanja privatnih investitorjev;
  • marketinški in prodajni svetovalec(ci) za tržno raziskavo, iz katere bi morala biti razvidna komercialna upravičenost projekta, ter za opredelitev marketinške strategije in/ali strategije komercializacije, ki vljučuje poslovni model, ciljne skupine, prodajne kanale, politiko cen ipd.;
  • strokovnjak(i) za komuniciranje in/ali odnose z javnostjo za pripravo komunikacijske strategije;
  • strokovnjak(i) za vodenje kakovosti – skoraj obvezno pri večjih projektih za namene ugotavljanja možnih projektnih tveganj, opredelitve merjenja kazalnikov uspešnosti in drugih meril kakovosti ter s tem zagotavljanja kakovosti izvajanja projekta, vključno s kakovostjo vmesnih in končnih rezultatov projekta;
  • strokovnjak(i) za standarde so potrebni predvsem pri tehnično-tehnološko naravnanih projektih, kjer se pričakuje razvoj rešitev v skladu z uveljavljenimi mednarodnimi standardi ali doprinos k razvoju oz. izboljšanju obstoječih standardov ali pa celo predlog novih standardov;
  • nevtralni bralci, ki so najboljši kritiki projektne dokumentacije pred njeno končno finalizacijo;
  • prevajalec in/ali lektor;
  • grafični in/ali video oblikovalec za izdelavo logotipa projekta, izdelavo tekstovnih, grafičnih in slikovnih predstavitev, hitrih PowerPoint in/ali video predstavitev za potrebe predstavitve projekta investitorjem ipd.;
  • IT strokovnjak za podporo procesu spletnega skupinskega sodelovanja, izdelavo projektne spletne strani, ipd.;
  • administrativna podpora.

Odvisno od razvojne stopnje projektne ideje in višine zaprošenih/iskanih sredstev so zgoraj navedena področja znanja v pripravljalni ekipi bolj ali manj pomembna.

Odvisno od posameznega programa, višine zaprošenih/iskanih sredstev in/ali finančnega vira (lahko tudi izven okvira evropskih programov) pa je dodatno v posamezni fazi priprave oz. še pred podpisom pogodbe o pridobitvi sredstev lahko potrebna tudi relacija do banke (potrjeni podatki o bančnem računu, morebitna bančna garancija, ipd.), zavarovalnicerevizorske hišebonitetne hiše, ipd.

Iz vsega navedenega je razvidno, da ima že pripravljalna faza projekta zelo zapleteno strukturo sodelujočih, ki morajo v procesu priprave sodelovati. Zato ni odveč priporočilo, da nosilec oz. prijavitelj v primeru večjega projekta organizira projektno pisarno (v kolikor jo še nima) z ustrezno usposobljenimi kadri za vodenje projektov ter z ustreznimi orodji za skupinsko in projektno delo, orodji za vizualizacijo ipd. Delno seveda lahko to funkcijo prevzame zunanji izvajalec (še posebno v fazi priprave projekta), v izvedbeni fazi pa si morda vodenje projekta deli z nosilcem, vendar bo nosilec projekta kljub vsemu moral prevzeti vsaj del aktivne vloge, saj bo sicer težko zagotavljal suverenost v relaciji do konzorcialnih partnerjev in bodočih uporabnikov rezultatov projekta.

Enotnega recepta za uspeh seveda ni. Veliko je odvisno od programa financiranja, kompleksnosti in zahtevnosti projektne zamisli in strategije vodilnega partnerja, od sposobnosti in zmogljivosti vodilnega partnerja in/ali celotnega konzorcija ter od drugih dejavnikov. Toda, zgoraj opisana priporočila so prenosljiva na vse razvojne projekte, za katere morda iščete evropska in/ali privatna finančna sredstva.

ajax-loader